Es war einmal…

Bevor das Internet in unser Berufsleben getreten ist, kam manche Antwort auf unsere schriftlichen Fragen erst nach vielen Tagen. Heute werden wir schon nervös, wenn wir nach unserer Mail länger als eine Stunde warten müssen. Damit die Nerven das auf Dauer aushalten, haben schlaue Programmierer den Autoresponder erfunden. Er informiert Kunden - oder kann sie durch kleine Fingerfehler in den Wahnsinn treiben…

Der Autoresponder soll schwarz-auf-weiß nichts anderes machen, als die freundliche Mitarbeiterin in der Telefonzentrale. Sie informiert den Anrufer zum Beispiel über die urlaubsbedingte Abwesenheit eines Kollegen, das Datum seiner Rückkehr und weiß, wer bei dringenden Fragen alternativ weiterhelfen oder Unterlagen entgegennehmen kann.

Was interessiert wirklich?
Sparen Sie die Zeit Ihres Kunden. Dass Sie nicht im Büro sind, merkt er durch die Abwesenheitsnotiz von allein. Seit wann Sie weg sind ist nicht relevant. Und warum Sie nicht da sind, wird ihn weniger interessieren. Hilfreich sind dagegen die folgenden Informationen:

  • Ab wann sind Sie wieder zu erreichen?
  • Wer kann gegebenenfalls weiterhelfen (Ansprechpartner und Kontaktdaten)?
  • Ein Hinweis, ob und an wen die eingegangene Mail weitergeleitet wird.
  • Ob und ggf. wie Sie in Notfällen zu erreichen sind.

Einmal reicht
Haben Sie Kunden, die während Ihrer Abwesenheit zum Beispiel Bestellungen oder andere Unterlagen in mehreren Mails schicken? Dann stellen Sie den Autoresponder bitte so ein, dass er seine Informationen pro Mailadresse nur einmal abschickt. Schließlich sagt die Kollegin am Empfang dem Briefträger ja auch nicht zwei Wochen lang täglich, dass „Herr Soundso“ noch bis zum 19. Urlaub macht und daher seine Briefe nicht öffnen kann. Das verstopft dem Postboten die Ohren, Ihrem Kunden das Postfach – und raubt unendlich Zeit, weil diese unnötig Infos zu allem Überfluss auch noch gelöscht werden müssen.

Mustertexte für automatische E-Mail-Antworten

  • Sachlich
    Betreff: Ab 15. Februar wieder im Büro
    Vielen Dank für Ihre Nachricht! Ab dem 15. Februar 2014 bin ich wieder im Büro und werde Ihnen so schnell wie möglich antworten. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Gaby Mustermann (Telefon 0815).
    Mit besten Grüßen, Ihr(e)
  • Auf Englisch
    Dear Madam or Sir,
    thanks for your message. I will be back in the office as of 15th of February. During my absence please address any inquiries to Ms Gaby Muster, telephone +49 0815 or e-mail gaby.muster@muster.de. Ms Muster will be pleased to assist you.
    Sincerely,